Crediteuren: denk aan de 14-dagen brief

Consumenten betalen niet altijd even stipt. Waar moet u op letten als u een sommatiebrief aan een consument stuurt, zodat u later incassokosten in rekening kunt brengen?

Een onderneming wil bij betalingsachterstanden niet alleen de facturen incasseren maar ook een vergoeding ontvangen voor al het werk dat in de debiteurenincasso (de incassokosten) wordt gestoken en voor het tijdelijke gemis aan liquiditeiten (een rentevergoeding).

Incassokosten komen alleen voor vergoeding in aanmerking wanneer er handelingen zijn verricht om betaling van de facturen te verkrijgen. Het versturen van sommatiebrieven hoort daartoe. U moet bij het versturen van aanmaningen wel een termijn van (ten minste) 14 dagen in acht nemen voordat de incassokosten verschuldigd worden als betaling uitblijft.

Deze termijn vangt aan “de dag na aanmaning”. Maar wat is nu precies die dag van aanmaning?

Een aanmaning is een tot de debiteur gerichte verklaring en heeft pas werking nadat de verklaring die debiteur heeft bereikt. Kortom, de debiteur moet de aanmaning hebben ontvangen. U zult moeten stellen en bewijzen dat brief de debiteur heeft bereikt. Dat is vrijwel onmogelijk, tenzij u de sommatiebrief aangetekend of per koerier verstuurd met een ontvangstbevestiging. Omdat dit een kostbare optie is kunt u als alternatief een sommatie per e-mail met lees- en ontvangstbevestiging versturen.

Een bijkomend probleem bij het versturen van een gewone brief is het ontbreken van een verzendbewijs. U kunt bij de rechter niet aantonen wanneer de sommatiebrief exact werd verzonden. Veelal zult u uitgaan van de in het briefhoofd vermelde datum (de dagtekening). Zodra een debiteur een laatste kans krijgt te betalen voordat u de vordering via de rechter gaat incasseren zult u bewijs moeten vergaren waarmee u aannemelijk kunt maken dat de sommatiebrief is verzonden én dat de brief uw debiteur heeft bereikt. Ook in verstekzaken (als de debiteur geen verweer voert bij de rechter) zal de rechter zelfstandig onderzoeken of aan die vereisten is voldaan.

In uw sommatiebrief moet worden vermeldt dat betaling binnen veertien dagen na ontvangst van de brief moet hebben plaatsgevonden en dus niet “binnen veertien dagen na heden” of “binnen veertien dagen na verzending van deze brief”.

Conclusie: pas uw sommatiebrief zodanig aan dat de debiteur weet dat hij moet betalen binnen veertien dagen na ontvangst van de sommatie. U kunt eventueel ook een langere termijn opnemen. Bij het aanscherpen van uw debiteurenbeheer- en beleid kunnen wij u verder adviseren, onder andere door het maken van duidelijke contractuele afspraken.